Abteilung
Zentrale Dienste und IT
Was viele nicht wissen: bis vor Kurzem haben unsere Mitarbeiter*innen in der Administration alle Bestätigungen für die über 700 Rechtsberatungstermine pro Monat mit Hilfe von Textbausteinen verfasst und per E-Mail versendet. Auch jeden retournierten Brief, der nicht zugestellt werden konnte, bearbeiten sie manuell. Die Adressrecherche nimmt enorm viel Zeit in Anspruch und ist leider nicht immer erfolgreich, wenn uns keine E-Mail-Adresse und keine gültige Telefonnummer vorliegen.
Dies sind nicht die einzigen Prozesse, für welche unserer Mitarbeiter*innen in der Administration viel Zeit aufwenden. Die personellen Ressourcen reichen deshalb jetzt schon nicht mehr, um die individuelle Kommunikation mit der steigenden Anzahl Mitglieder zu bewältigen. Um dieses Problem zu lösen, digitalisieren wir einige unserer Arbeitsabläufe.
Neue App versendet Terminbestätigungen
Doro Bleif, Fachfrau IT, und Albesa Shkodra, Produktverantwortliche CRM, optimieren seit 2020 unsere Prozesse und erarbeiten Automatisierungslösungen – zum Beispiel mit der Lancierung von Vertec, unserer CRM-Datenbank. Ein Meilenstein gelang ihnen mit der Einführung einer E-Mail-Automatisierungs-App, welche perfekt auf Vertec abgestimmt ist. Mit dem letzten Jahreswechsel ging diese App live und versendet nun automatisch Terminbestätigungen. Wir prüfen weitere Einsatzmöglichkeiten dieser App und werden diese im Verlauf des Jahres aktivieren.
Mehr Ressourcen für mehr Beratungen
Wer glaubt, dass wir deswegen Arbeitsplätze streichen, liegt falsch. Alle Mitarbeiter*innen des MV Zürich leisten seit Jahren unschätzbare Arbeit und scheuen keine Mehrstunden, wenn diese nötig sind. Trotz allen Engagements können wir Herausforderungen wie die Referenzzinserhöhung ohne solche Optimierungen aber nicht bewältigen. Dank dieser digitalen Unterstützung können wir die frei werdenden Ressourcen den Mieter*innen widmen, welche täglich unseren Rat suchen.
